Le seul registre qu’une association doit tenir est le « registre spécial ».
Les autres documents relatifs à la comptabilité et la tenue des assemblées sont facultatifs (sauf exceptions, notamment lorsque l’association emploie des salariés).
Tenue du registre spécial
Le registre spécial est une sorte de livre au sein duquel les dirigeants doivent porter toutes les modifications de statuts apportés au cours de la vie d’une association :
- Il doit être coté et paraphé.
- Les pages du registre spécial doivent être indissociables : on ne peut donc pas utiliser un classeur à cet effet.
Registre du personnel
Il n’est pas imposé lorsque les employés sont rémunérés à l’aide de chèques associatifs.
En revanche, il le devient obligatoire lorsque les employés de l’association sont salariés. Le registre doit alors mentionner :
- les coordonnées des salariés ;
- leur type de contrat de travail ;
- leur ordre d’arrivée au sein de l’association.
Tenue d’une comptabilité
Une association étant à but non lucratif, elle n’est pas obligée de tenir une comptabilité à jour, à moins qu’elle :
- perçoive des subventions publiques ;
- soit agréée ;
- soit reconnue d’utilité publique ;
- ait une activité lucrative ;
- ou qu’elle emploie des salariés.
À noter : même lorsque la tenue d’une comptabilité n’est pas exigée, cette précaution est fortement recommandée.
Registre des délibérations d’assemblée
En principe, la tenue d’un registre des réunions de conseil d’administration et d’assemblée générale n’est pas obligatoire.
Cela dit, certaines fédérations obligent leurs associations membres à en tenir.
Bon à savoir : il est préférable de mettre par écrit les délibérations des différents organes de l’association, afin de disposer de textes de référence quant aux actions à accomplir.