Comment organiser une kermesse

Pour la fin de l’année, votre association souhaite organiser une kermesse. Pour assurer le succès de ce moment d’amusement pour petits et grands, voici les principales démarches à suivre.

1. Qu’est-ce qu’une kermesse ?

Originaire du nord de la France, de la Belgique et du Luxembourg, les kermesses étaient des fêtes paroissiales ou des foires annuelles.

Aujourd’hui, la kermesse désigne les fêtes de fin d’année organisées dans les écoles maternelles et primaires par les associations de parents d’élèves et les enseignants. Ces manifestations visent à récolter des fonds pour financer des projets éducatifs (sorties scolaires, achats de matériel…).

Les kermesses se déroulent souvent en plein air dans la cour de l’école, avec des stands de vente d’objets et des jeux pour les enfants ; elles se terminent parfois par une tombola.

2. Demandez les autorisations

L’organisation d’une kermesse au sein d’une école nécessite d’obtenir les autorisations suivantes :

Les autorisations à demander à l’établissement scolaire

Les kermesses se déroulant au sein d’un établissement scolaire, il est nécessaire d’obtenir l’autorisation du chef d’établissement.

Les autorisations à demander à la mairie

Déclarez l’événement à la mairie. Votre déclaration doit préciser :

• le nom et les coordonnées de l’organisateur ;
• la nature de la manifestation ;
• la date et l’heure ;
• la capacité d’accueil du lieu ;
• le nombre de personnes concourant à sa réalisation ;
• le nombre de personnes attendues ;
• le détail du service d’ordre et des mesures de sécurité prévues.

Si vous prévoyez la tenue d’un stand de nourriture ou de boissons, une autorisation d’ouvrir un débit de boisson temporaire est requise. Vous devez la demander par courrier au maire au moins 15 jours avant la date de la kermesse.

Les autorisations à demander auprès d’autres organismes

• Si vous prévoyez d’utiliser de la musique, une demande d’autorisation doit être adressée à la SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique) 15 jours avant. Dans le cas d’une kermesse, une redevance forfaitaire d’environ 40 à 90 € (pour une journée) s’applique.
• Si votre kermesse accueille plus de 1 500 personnes, il est nécessaire de prévoir des services de sécurité : adressez-vous à la gendarmerie ou au commissariat de police.
• Si votre kermesse accueille plus de 1 500 personnes, vous devez également prévoir un service de secours : sollicitez l’antenne locale de la Croix-Rouge pour qu’ils vous envoient un secouriste qui assurera la permanence.

3. Préparez les animations de la kermesse

Préparez le planning du jour J

Pour que tout se passe bien, il est nécessaire de solliciter la participation de bénévoles en amont et d’établir un planning :

• Prévoyez deux personnes par stand avec plusieurs tranches horaires.
• Prévoyez une solution en cas d’intempéries, par exemple des animations sous abri (préau, salle de sport, cantine…).
• Pour éviter que les enfants ne manipulent de l’argent, postez un adulte à l’entrée de l’école pour distribuer une carte ou des tickets (payants ou non) aux enfants, qui les remettront à chaque stand.
• Prévoyez un service d’ordre bénévole. Il devra veiller au dégagement des issues de secours (accès de véhicules d’urgence), vérifier le fonctionnement des alarmes et extincteurs, préparer une trousse de premiers secours, noter les numéros d’urgence (pompiers, médecin de garde…).

Organisez des stands

Il est courant de trouver un stand restauration lors d’une kermesse. Pour l’organiser, n’hésitez pas à faire appel aux parents d’élèves : demandez-leur suffisamment en avance de préparer un gâteau ou de ramener des boissons.

Prévoyez de la vaisselle pour servir les gâteaux et boissons. Privilégiez la vaisselle jetable (assiettes en carton ou plastique, gobelets en plastique, etc.) : vous vous éviterez ainsi des frais importants, ainsi que de devoir gérer la vaisselle.

Les stands de jeux sont les éléments incontournables d’une kermesse : pêche à la ligne, chamboule-tout, course en sac, maquillage… Les stands doivent être variés et chaque jeu doit permettre de gagner un lot.

Réunissez des lots

Préparez de nombreux lots bon marché, ainsi que des petits lots de consolation pour les perdants. Les lots peuvent être variés : jouets, bonbons, bons d’achats, places de cinéma…

Pour limiter les frais, vous pouvez vous associer à des partenaires locaux (magasins, fast food, boulangeries-pâtisseries, supermarchés, cinémas…) qui vous feront des dons en échange d’un peu de publicité.

Pour financer les achats de marchandises et de matériels, vous pouvez demander une avance de fonds à la direction de l’école.