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Modèle de lettre :Convocation de l'assemblée générale d'une association

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Sommaire

  • À quoi sert ce modèle de contrat ?
  • Notice : Convocation de l'assemblée générale d'une association
  • Exemple de contrat

À quoi sert ce modèle de contrat ?

En principe, l'assemblée générale se réunit une fois par an ou une fois tous les 6 mois, lors de l'assemblée générale ordinaire (AGO), pour approuver le bilan, voter le budget et déterminer les projets pour l'année à venir, renouveler les pouvoirs des dirigeants, etc.

En dehors de cette AGO, une assemblée générale extraordinaire (AGE) peut être convoquée à tout moment, lorsqu'une question doit être débattue.

Qu'il s'agisse d'une AGO ou d'une AGE, l'assemblée générale se réunit sur convocation. Les modalités de convocation de l'assemblée générale doivent être prévues dans les statuts constitutifs de l'association ; à défaut, l'assemblée générale doit être convoquée par les instances dirigeantes.

La convocation doit obligatoirement préciser :

  • le nom de l'association,
  • la date, l'heure et le lieu de l'assemblée générale,
  • l'ordre du jour, c'est-à-dire les questions qui vont être débattues.

La convocation est datée et signée.

Notice : Convocation de l'assemblée générale d'une association

La convocation à l'assemblée générale doit permettre à tous les membres dont la présence est prévue par les statuts d'en être dûment informés.

  • La convocation doit être adressée selon le mode prévu dans les statuts (courrier électronique, téléphone, affichage dans les locaux de l'association, annonce dans un bulletin, …) : il est conseillé de convoquer chaque membre par lettre recommandée.
  • La convocation doit être adressée dans le délai prévu par les statuts : le délai doit être suffisamment long (15 jours à 1 mois avant la tenue de l'AG), pour permettre aux membres convoqués de préparer l'AG.

Attention, des formalités inhérentes aux assemblées générales doivent être respectées :

  • les membres présents doivent signer la feuille de présence,
  • un procès verbal doit être établi au terme de l'AG.

Modèle de lettre

-

[Nom & Prénom de l'auteur de la convocation]

[Nom de l'association]

[Adresse de l'association]

[Nom & Prénom du membre de l'association]

[Adresse du membre de l'association]

[Ville], le [date]

Objet : Convocation à l'assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] du [date de l'AG]

Par lettre recommandée AR

[Madame/Monsieur] [nom du membre convoqué à l'AG],

Vous êtes invité(e) à participer à l'assemblée générale [ordinaire / extraordinaire], qui se tiendra le [date de l'AG], à [heure de l'AG], au [lieu de l'AG].

L'ordre du jour est le suivant :

  • [question n°1 devant être débattue lors de l'AG],

  • [question n°2, le cas échéant, devant être débattue lors de l'AG],

  • [etc.].

Lorsque l'ordre du jour prévoit l'élection de nouveaux dirigeants

Les membres qui souhaitent présenter leur candidature doivent en manifester la volonté dès réception de la présente convocation, auprès de [nom de l'organe compétent pour recevoir les candidatures].

Les membres qui souhaitent ajouter une question à l'ordre du jour doivent se manifester auprès de [nom de l'organe compétent pour modifier l'ordre du jour].

Conformément à l'article [numéro de l'article] des statuts de l'association, les documents nécessaires à votre information sont à votre disposition au siège social de l'association. Si vous êtes dans l'impossibilité d'être présent lors de l'AG, nous vous rappelons que vous pouvez vous faire représenter par un membre de l'association, dûment habilité par pouvoir.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur] [nom du membre convoqué], l'expression de nos sentiments respectueux.

[Signature]

Convocation de l'assemblée générale d'une association en PDF

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