Comment organiser un concert

Vous avez décidé d’organiser un concert au profit de votre association. Voici un certain nombre de formalités incontournables à respecter pour organiser un concert en toute légalité.

1. Vérifiez si vous pouvez organiser un concert

Un concert ne peut, en principe, être organisé que par une personne titulaire d’une licence d’entrepreneur de spectacles (circulaire n° 2000/030 du 13 juillet 2000).

Une exception existe pour les associations qui n’ont pas pour activité principale ou pour objet l’exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles, qui font occasionnellement appel à un ou plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération. Il est alors possible d’organiser des concerts ouverts au public, dans la limite de 6 par an, sans détenir une licence. Vous devez adresser 1 mois avant le concert une déclaration de spectacles occasionnels auprès de la Drac de votre région. La déclaration doit mentionner :

• la nature des spectacles, leur nombre, la durée et la date des représentations ;
• l’enseigne, le nom ou la dénomination sociale, l’adresse, la forme juridique de l’exploitant du ou des lieux de représentation des spectacles ;
• l’enseigne, le nom ou la dénomination sociale, l’adresse, la forme juridique du producteur ou du diffuseur du spectacle ;
• le nombre de salariés engagés.

2. Accomplissez les démarches auprès de la mairie

Vous devrez, selon les cas, informer, faire une déclaration ou demander une autorisation à la mairie du lieu où se déroulera le concert.

Le spectacle se déroule dans une salle privée

Vous devez simplement informer la mairie par courrier en indiquant :

• le nom, le prénom et l’adresse de chacun des organisateurs ;
• le but du concert ;
• le lieu, la date et l’heure ;
• la signature du président (ou d’une autre personne habilitée).

Si vous utilisez un lieu inhabituel (entrepôt, gymnase, jardin, etc.), vous devrez obtenir un avis favorable de la commission de sécurité convoquée par le maire pour l’ouverture au public.

Le concert doit se dérouler dans un lieu ouvert au public dont vous vous réservez l’usage exclusif

C’est le cas par exemple si vous réservez et faites fermer l’accès à un parking ou une place. Vous devez faire une demande d’autorisation auprès du maire deux mois avant le spectacle.

Le concert doit se dérouler sur la voie publique, sans vous en réserver l’exclusivité (concert de rue, par exemple)

Vous devez faire une déclaration préalable du concert à la mairie de la commune (ou à la préfecture ou sous-préfecture dans certaines communes : par exemple à la préfecture de police pour les villes de Paris, Lyon et Marseille) dans le délai demandé par la municipalité ou la préfecture, avant la date du concert.

3. Demandez les autorisations complémentaires pour organiser votre concert

Selon ce que vous avez prévu, vous devrez demander à la mairie un certain nombre d’autorisations liées à l’organisation de votre concert. Renseignez-vous auprès des services de la mairie.

Par exemple :

• Si vous souhaitez mettre des affiches pour informer du concert : autorisation d’implantation de panneaux sur la voie publique.
• Pour l’usage d’une sonorisation sur la voie publique (mairie ou préfecture).
• Si vous installez un chapiteau : le courrier devra préciser le lieu, la date, la capacité d’accueil et les caractéristiques techniques du chapiteau.
• Si vous envisagez d’ouvrir une buvette pendant le concert, vous devez demander l’autorisation à la mairie, déclarer l’ouverture du débit de boissons à la recette locale des impôts et régler le montant éventuel de la taxe spéciale.

4. Assurez la sécurité pendant votre concert

Selon le nombre de personnes attendues au concert, des services de secours ou de sécurité peuvent être nécessaires.

Prévoyez des services de secours

Dans une petite salle, la présence d’un service de secours n’est pas obligatoire. Il suffit d’avoir à portée de main la liste des numéros d’urgence et une trousse de premiers secours.

Au-delà de 1 500 spectateurs prévus, la présence d’un secouriste est indispensable. Vous pouvez solliciter l’antenne locale de la Croix-Rouge.

Prévoyez un service de sécurité

Si votre concert prévoit de réunir plus de 1 500 personnes, vous êtes tenu, un mois avant la date prévue, de déclarer à la mairie (ou, pour Paris, à la préfecture de police) la mise en place d’un service d’ordre.

Cette déclaration doit préciser :

• le nom et les coordonnées de l’organisateur ;
• la nature de la manifestation ;
• la date et l’heure ;
• la capacité d’accueil du lieu ;
• le nombre de personnes concourant à sa réalisation ;
• le nombre de spectateurs attendus ;
• le détail du service d’ordre et des mesures de sécurité prévues.

5. Demandez l’autorisation à la Sacem et réglez la redevance

Au moins, 15 jours avant le concert, vous devez demander à la Sacem l’autorisation d’utilisation en public d’œuvres de son répertoire pour le concert que vous souhaitez organiser, même s’il est gratuit.

La Sacem vous adressera un contrat qui vous permet de bénéficier d’une réduction de 20 % sur le tarif applicable.

Si la manifestation ne comprend aucune œuvre du répertoire de la Sacem ou d’une société étrangère ayant avec la Sacem un accord de représentation réciproque, il n’y aura aucune redevance à payer.

Au moment du concert, l’organisateur doit établir, sur un document joint au contrat Sacem, l’état des recettes en distinguant les recettes « entrées » et les autres recettes (buvette, restauration, vente de programmes, etc.).

Même si l’entrée est gratuite, la Sacem percevra des droits sur les dépenses engagées et sur les autres recettes.

6. Effectuez les déclarations liées aux artistes pour organiser votre concert

Les artistes, à l’exception de ceux inscrits au registre du commerce pouvant être rémunérés sous forme d’honoraires, sont rémunérés sous forme de salaire.

Grâce au Guichet unique (Guso), les organisateurs « non professionnels » peuvent effectuer toutes les démarches nécessaires à l’embauche d’artistes et de techniciens du spectacle vivant.

Un formulaire unique valant contrat de travail, le « carnet Guichet unique », permet de régler en une seule fois et à un seul interlocuteur toutes les cotisations sociales (Urssaf, congés spectacles, Audiens, Assedic, Afdas, médecine du travail).

L’adhésion est gratuite. Vous pouvez les contacter au 0810 863 342 pour connaître le montant à verser et les démarches à effectuer.

7. Souscrivez une assurance

Vous devez vérifier que votre assurance couvre les personnes, la salle et les biens confiés, du montage au démontage des installations. Votre assurance doit vous garantir à quatre titres :

1. Une assurance responsabilité civile organisateur (RCO) est obligatoire : elle permet de vous couvrir en cas de dommages causés à un tiers ou à un membre de l’association du fait d’un incendie, d’un vol, de dommages corporels, de destruction de biens…
2. Une garantie accident : elle permet aux dirigeants et aux membres de l’association victimes d’un accident corporel de recevoir une indemnisation sans avoir à engager la responsabilité de l’organisateur de l’événement, notamment les bénévoles participant à l’organisation du concert.
3. Une assurance tous risques matériels : elle couvre le matériel (son, éclairage…) et les documents dont l’association est propriétaire.
4. Une assurance annulation facultative : elle vous couvre en cas d’annulation du spectacle du fait d’intempéries ou de grève.